Documents avec OCR - Cas d'Usage Concrets
Date : 2026-01-24
Contexte : CRM pour photographes - Utilisation réelle des documents avec OCR
🎯 Scénarios d'utilisation
1. Questionnaire client scanné (Session)
Contexte : Un client envoie un questionnaire rempli à la main par email ou via le portail client.
Workflow actuel (sans OCR) :
- Le photographe reçoit le questionnaire scanné
- Il doit lire manuellement et saisir les informations dans le CRM
- Risque d'erreurs de saisie
- Temps perdu
Workflow avec OCR :
- Le photographe upload le questionnaire scanné dans la session
- OCR automatique : Le texte est extrait automatiquement (Tesseract.js)
- Extraction structurée : Les données sont extraites automatiquement :
{
"preferences_photo": "Photos en extérieur, style naturel",
"allergies": "Aucune",
"nombre_personnes": 4,
"enfants_ages": ["5 ans", "8 ans"],
"tenue_souhaitee": "Tenue décontractée",
"lieu_prefere": "Parc de la ville",
"date_souhaitee": "2026-06-15",
"budget": "1500€",
"notes_speciales": "Chien à inclure dans les photos"
} - Auto-remplissage : Les informations sont automatiquement ajoutées dans :
- Notes de la session
- Tags de la session
- Informations du contact
- Planning (date souhaitée)
Exemple d'interface :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Session: Mariage Jean & Marie │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR │
│ │
│ ✅ Questionnaire client.pdf │
│ Status: OCR_DONE │
│ Pages: 2 | Texte extrait: 1,234 caractères │
│ [Voir texte] [Extraire données] │
│ │
│ 📋 Données extraites : │
│ • Préférences: Photos en extérieur │
│ • Nombre personnes: 4 │
│ • Date souhaitée: 2026-06-15 │
│ • Budget: 1500€ │
│ [Appliquer aux notes de session] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
2. Contrat signé scanné (Session)
Contexte : Le client signe le contrat et le renvoie par email. Le photographe doit vérifier les informations et les intégrer dans le CRM.
Workflow avec OCR :
- Upload du contrat signé dans la session
- OCR automatique : Extraction du texte complet
- Extraction structurée : Extraction des données clés :
{
"date_signature": "2026-01-20",
"montant_total": "2500€",
"acompte": "500€",
"date_evenement": "2026-06-15",
"lieu": "Château de Versailles",
"nombre_photos": 200,
"duree_session": "4 heures",
"produits_inclus": ["Album photo", "Clé USB"],
"conditions_particulieres": "Photos supplémentaires: 50€/photo"
} - Vérification automatique : Comparaison avec le devis/contrat existant
- Mise à jour automatique :
- Montant de la session
- Date de l'événement
- Produits inclus
- Statut du contrat (signé)
Exemple d'interface :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Session: Mariage Jean & Marie │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR │
│ │
│ ✅ Contrat_signé_2026-01-20.pdf │
│ Status: EXTRACTED │
│ [Voir texte] [Voir données] │
│ │
│ 📊 Données extraites du contrat : │
│ ✓ Date signature: 2026-01-20 │
│ ✓ Montant total: 2500€ │
│ ✓ Acompte: 500€ │
│ ✓ Date événement: 2026-06-15 │
│ ✓ Lieu: Château de Versailles │
│ │
│ ⚠️ Différences détectées : │
│ • Montant devis: 2400€ → Contrat: 2500€ │
│ [Appliquer les modifications] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
3. Facture client (Contact)
Contexte : Un client envoie une facture pour un paiement partiel ou un complément de service.
Workflow avec OCR :
- Upload de la facture dans le contact
- OCR automatique : Extraction du texte
- Extraction structurée :
{
"numero_facture": "FAC-2026-001",
"date_facture": "2026-01-15",
"montant_ht": "2083.33€",
"montant_ttc": "2500€",
"tva": "416.67€",
"date_echeance": "2026-02-15",
"statut": "EN_ATTENTE",
"mode_paiement": "Virement bancaire",
"iban": "FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX"
} - Création automatique : Création d'une facture dans le CRM avec les données extraites
- Lien automatique : Lien avec la session correspondante
Exemple d'interface :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Contact: Jean Dupont │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR │
│ │
│ ✅ Facture_FAC-2026-001.pdf │
│ Status: EXTRACTED │
│ [Voir texte] [Voir données] │
│ │
│ 💰 Données extraites : │
│ • Numéro: FAC-2026-001 │
│ • Montant TTC: 2500€ │
│ • Date échéance: 2026-02-15 │
│ • Statut: EN_ATTENTE │
│ │
│ [Créer facture dans le CRM] │
│ [Lier à la session: Mariage Jean & Marie] │
└─────────────── ──────────────────────────────────┘
4. Carte d'identité / Pièce d'identité (Contact)
Contexte : Le client envoie sa pièce d'identité pour vérification ou pour un événement nécessitant une identification.
Workflow avec OCR :
- Upload de la pièce d'identité dans le contact
- OCR automatique : Extraction des informations
- Extraction structurée :
{
"nom": "DUPONT",
"prenom": "Jean",
"date_naissance": "1985-05-20",
"lieu_naissance": "Paris",
"numero_carte": "123456789012",
"date_expiration": "2030-05-20",
"adresse": "123 Rue de la République, 75001 Paris"
} - Mise à jour automatique : Mise à jour des informations du contact
- Vérification : Vérification de la cohérence avec les données existantes
Exemple d'interface :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Contact: Jean Dupont │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR │
│ │
│ ✅ Carte_identite_scan.jpg │
│ Status: EXTRACTED │
│ [Voir texte] [Voir données] │
│ │
│ 👤 Données extraites : │
│ • Nom: DUPONT │
│ • Prénom: Jean │
│ • Date naissance: 1985-05-20 │
│ • Adresse: 123 Rue de la République... │
│ │
│ ⚠️ Différences détectées : │
│ • Email contact: jean.dupont@email.com │
│ • Email carte: jean.dupont@gmail.com │
│ [Mettre à jour les informations] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
5. Planning / Briefing client (Session)
Contexte : Le client envoie un planning détaillé de l'événement ou un briefing avec les moments clés à photographier.
Workflow avec OCR :
- Upload du planning dans la session
- OCR automatique : Extraction du texte
- Extraction structurée :
{
"evenement": "Mariage",
"date": "2026-06-15",
"lieu": "Château de Versailles",
"horaires": [
{
"heure": "14:00",
"evenement": "Cérémonie",
"lieu": "Chapelle",
"photos_requises": ["Échange des alliances", "Baiser"]
},
{
"heure": "15:30",
"evenement": "Vin d'honneur",
"lieu": "Jardin",
"photos_requises": ["Photos de groupe", "Photos avec famille"]
},
{
"heure": "19:00",
"evenement": "Dîner",
"lieu": "Salle de réception",
"photos_requises": ["Discours", "Premier pas de danse"]
}
],
"personnes_importantes": ["Grand-mère Marie", "Témoin Paul"],
"moments_speciaux": "Premier pas de danse à 20:00"
} - Création automatique : Création d'éléments de planning dans la session
- Checklist automatique : Création d'une checklist avec les moments à photographier
Exemple d'interface :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Session: Mariage Jean & Marie │
│ ─────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR │
│ │
│ ✅ Planning_mariage_2026-06-15.pdf │
│ Status: EXTRACTED │
│ [Voir texte] [Voir données] │
│ │
│ 📅 Planning extrait : │
│ 14:00 - Cérémonie (Chapelle) │
│ ✓ Échange des alliances │
│ ✓ Baiser │
│ │
│ 15:30 - Vin d'honneur (Jardin) │
│ ✓ Photos de groupe │
│ ✓ Photos avec famille │
│ │
│ 19:00 - Dîner (Salle de réception) │
│ ✓ Discours │
│ ✓ Premier pas de danse │
│ │
│ [Créer planning dans la session] │
│ [Créer checklist automatique] │
└─────────────────────────────────────────────────┘
6. Autorisation parentale (Contact)
Contexte : Pour une session avec des mineurs, le client doit fournir une autorisation parentale signée.
Workflow avec OCR :
- Upload de l'autorisation dans le contact
- OCR automatique : Extraction du texte
- Extraction structurée :
{
"type_document": "Autorisation parentale",
"nom_enfant": "Lucas DUPONT",
"date_naissance_enfant": "2015-03-10",
"nom_parent": "Jean DUPONT",
"date_signature": "2026-01-20",
"autorisation_publication": true,
"restrictions": "Pas de publication sur réseaux sociaux"
} - Vérification : Vérification de la validité (date, signature)
- Stockage : Stockage sécurisé pour conformité RGPD
7. Devis concurrent (Session)
Contexte : Le client envoie un devis d'un concurrent pour négociation.
Workflow avec OCR :
- Upload du devis concurrent dans la session
- OCR automatique : Extraction du texte
- Extraction structurée :
{
"type": "Devis concurrent",
"photographe": "Studio Photo XYZ",
"montant": "2200€",
"services_inclus": [
"4 heures de shooting",
"200 photos retouchées",
"Album photo 30x30"
],
"services_supplementaires": [
"Drone: +300€",
"Second photographe: +500€"
],
"date_validite": "2026-02-15"
} - Analyse comparative : Comparaison automatique avec votre devis
- Recommandations : Suggestions d'ajustement de prix ou de services
🔄 Intégration dans le workflow
Workflow complet d'une session
1. Création de la session
↓
2. Envoi du devis au client
↓
3. Client envoie questionnaire rempli
→ Upload dans session
→ OCR + Extraction
→ Auto-remplissage notes/tags
↓
4. Client signe le contrat
→ Upload dans session
→ OCR + Extraction
→ Vérification données
→ Mise à jour session
↓
5. Client envoie planning
→ Upload dans session
→ OCR + Extraction
→ Création planning automatique
→ Création checklist
↓
6. Jour de l'événement
→ Utilisation du planning extrait
→ Checklist des moments à photographier
↓
7. Après l'événement
→ Client envoie facture de paiement
→ Upload dans contact
→ OCR + Extraction
→ Création facture dans CRM
💡 Avantages concrets
Gain de temps
- Avant : 15-30 minutes par document pour saisie manuelle
- Après : 2-3 minutes pour upload + vérification
- Gain : 80-90% de temps économisé
Réduction d'erreurs
- Avant : Risque d'erreurs de saisie (dates, montants, noms)
- Après : Extraction automatique précise
- Gain : 95% de réduction des erreurs
Meilleure organisation
- Avant : Documents éparpillés, informations non structurées
- Après : Documents liés au contexte, données structurées
- Gain : Traçabilité complète, recherche facilitée
Conformité RGPD
- Avant : Documents stockés sans contexte
- Après : Documents liés à session/contact, traçabilité
- Gain : Conformité améliorée, suppression facilitée
🎨 Exemples d'interface utilisateur
Vue liste des documents dans une session
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Session: Mariage Jean & Marie │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 📄 Documents avec OCR (3) │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ✅ Questionnaire_client.pdf │ │
│ │ Status: EXTRACTED | 2 pages | 1,234 caractères │ │ │
│ │ [Voir texte] [Voir données] [Appliquer aux notes] │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ✅ Contrat_signé_2026-01-20.pdf │ │
│ │ Status: EXTRACTED | 4 pages | 2,456 caractères │ │ │
│ │ [Voir texte] [Voir données] [Vérifier modifications] │ │
│ └─────────────────────────────────── ─────────────────────┘ │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ⏳ Planning_mariage.pdf │ │
│ │ Status: PROCESSING | OCR en cours... │ │ │
│ │ [Attendre] │ │
│ └────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [+ Upload nouveau document] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Vue détail d'un document
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Document: Questionnaire_client.pdf │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Status: ✅ EXTRACTED │
│ Pages: 2 | Texte: 1,234 caractères │
│ │
│ [Tabs: Texte | Données | Actions] │
│ │
│ ┌─ Données extraites ─────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ Préférences photo: │ │
│ │ Photos en extérieur, style naturel │ │
│ │ │ │
│ │ Nombre de personnes: 4 │ │
│ │ │ │
│ │ Enfants (âges): 5 ans, 8 ans │ │
│ │ │ │
│ │ Date souhaitée: 2026-06-15 │ │
│ │ │ │
│ │ Budget: 1500€ │ │
│ │ │ │
│ │ Notes spéciales: │ │
│ │ Chien à inclure dans les photos │ │
│ │ │ │
│ │ [Appliquer aux notes de session] │ │
│ │ [Créer tags automatiques] │ │
│ │ [Mettre à jour planning] │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌─ Texte OCR ────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ [Rechercher dans le texte] │ │
│ │ │ │
│ │ Page 1: │ │
│ │ ────────────────────────────────────────────────────── │ │
│ │ Questionnaire Client │ │
│ │ │ │
│ │ Nom: Jean Dupont │ │
│ │ Email: jean.dupont@email.com │ │
│ │ Téléphone: 06 12 34 56 78 │ │
│ │ │ │
│ │ Préférences photo: │ │
│ │ Photos en extérieur, style naturel │ │
│ │ ... │ │
│ │ │ │
│ │ [Copier] [Télécharger TXT] │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
📊 Métriques de succès
Indicateurs à suivre
- Taux d'adoption : % de sessions avec documents OCR
- Temps moyen de traitement : Temps entre upload et extraction
- Précision OCR : % de données correctement extraites
- Taux d'utilisation : % de documents avec données appliquées
- Gain de temps : Temps économisé vs saisie manuelle
Objectifs
- Adoption : 70% des sessions avec au moins 1 document OCR
- Temps traitement : < 2 minutes pour OCR complet
- Précision : > 95% de données correctement extraites
- Utilisation : 80% des documents avec données appliquées
🚀 Prochaines améliorations
- Templates d'extraction : Templates personnalisables par type de document
- Validation automatique : Vérification automatique des données extraites
- Notifications : Alertes quand un document est traité
- Historique : Historique des modifications apportées par OCR
- Export : Export des données extraites en CSV/JSON